Referens: Jönköpings kommun

- skapande av ett socialt intranät

Vi frågade Ewa Ling Persson, ansvarig för internkommunikation och redaktör för Jönköping kommuns intranät, om hennes bild av arbetet med deras nya sociala intranät.

Vårt intranät var tio år gammalt och behövde utvecklas

Jönköping är en kommun med ca 11 000 medarbetare. Vi har över 300 olika yrken och 8 självständiga förvaltningar. En viktig fråga var hur vi skapar ett intranät för att möta alla medarbetares behov så att det verkligen blir till ett stöd i det vardagliga arbetet.

Vi diskuterade tidigt tanken på ”Mitt intranät”. Tack vare vårt samarbete med Bouvet kunde vi utveckla den tanken vidare och landa där vi är idag - i ett intranät där var och en kan göra egna val och skapa sin egen startsida. 

Förstudie

För att börja i rätt ände och ta reda på vad vi ska ha intranätet till gjorde vi en förstudie. Förstudien byggde bl.a. på 30 djupintervjuer som visade på olika behov och förväntningar hos kommunens medarbetare. 

Mål för intranätet

Inom ramen för förstudien beslutades om tre mål för intranätet, det ska skapa förutsättningar och vilja till delaktighet samt underlätta samarbete. Det ska öka engagemanget för verksamhetens utveckling och skapa förståelse för helheten. Och det viktigaste målet är att det ska vara ett stöd i det vardagliga arbetet.

"-Ingen är inne på intranätet för att det är så himla trevligt att surfa runt där..."

Det var självklart för oss att utgå från SiteVisions moduler för ett socialt intranät och vi har hela tiden haft ett tydligt fokus på att ”att göra”, att man är inne på intranätet i ett syfte. Det kan t.ex. vara för att nå ett system eller en tjänst eller för att läsa information för att sedan kunna göra. Vi brukar säga att ingen är inne på intranätet för att det är så himla trevligt att surfa runt där.

Anpassad sökfunktion och verktyg som alltid följer med

Vi har jobbat hårt med att bygga funktionaliteten utifrån användarens perspektiv. Intranätet är så klart responsivt och de verktyg som användaren väljer följer alltid med var hen än befinner sig på intranätet.

Dessutom har vi tagit fram en sökfunktion och anpassade vyer där medarbetarens egna förvaltning står i centrum.

Kommunikationsinsatser och uppföljning

Vår satsning på ett nytt intranät har namnet ”Vägen mot ett bättre intranät”. Lanseringsdatumet är bara en milstolpe så vi kommer att fortsätta på den inslagna vägen. Närmast kommer vi att arbeta med olika kommunikationsinsatser som berättar om det nya intranätets många möjligheter. Det måste vi berätta mer om!

Vår första aktivitet blir att få så många som möjligt att fylla i sina uppgifter och lägga in en bild på sin profilsida. Här kommer vi använda SiteVisions modul för profilstyrka.

Vi kommer också kommunicerar mer kring den sociala plattformen och kring de valmöjligheter intranätet erbjuder. Här kommer olika medarbetare i kommunen få möjlighet att visa upp ”sitt intranät”.

Vad gäller uppföljning har vi absolut en plan för att detta. Vi startar med att göra nollmätningar som vi sedan kan utvärdera mot. I nästa steg ser vi sedan hur vi kan fortsätta vårt utvecklingsarbete på vägen mot ett bättre intranät.

Samarbetet med Bouvet

Vi gjorde en upphandling där vi vägde samman olika faktorer. Med den utvärderingen som grund föll valet på Bouvet.

Bouvet har verkligen levererat mot de krav vi ställde i upphandlingsunderlaget och vi har tillsammans med dem utveckla våra tankar och idéer och de har sett till att vi kunnat göra verklighet av den bild vi hade av vårt nya intranät.

Vi har också tillsammans haft ett tydligt lösningsfokus, vilket säkert bidragit till att vi fått ett så pass bra resultat i form av ett intranät vi verkligen är stolta över.

Måste också tillägga att inget problem har under det här arbetet varit för litet för att höra av sig om, vilket har gett oss trygghet i utvecklingsarbetet.

Mer information:

Per Gidfors, per.gidfors@bouvet.se

Tags